Workspace 2.0: Anforderungen zukünftiger Generationen an das Arbeitsleben

Die Arbeitswelt ist ständig im Wandel und so verändern sich auch die Büroraumkonzepte immer weiter. Ob Einzel- oder Großraumbüros, Projektarbeit, koordinierende Tätigkeit oder prozessuale Einsatzbereiche – die Aufgaben innerhalb der Bürowelten sind vielfältig. Dabei steigen nicht nur die Anforderungen an die Teams und die Komplexität der Themen, sondern auch der Bedarf der Mitarbeiter an mehr Flexibilität und ihr Wunsch nach einer ausgewogenen Work-Life-Balance. Wir wollen dem Thema auf den Grund gehen und mehr darüber wissen, welche Auswirkungen diese Anforderungen auf den Arbeitsplatz haben – und wie Unternehmen auch zukünftig ein innovatives und wettbewerbsfähiges Arbeitsumfeld schaffen.

Entwicklung von Bürokonzepten

Zu Beginn des 20. Jahrhunderts entwickelte der Ingenieur Taylor in den USA das Konzept des „Fließbandbüros“ für die Industriegesellschaft. Daraus entstanden Großraumbüros, welche von den Einzel- oder Mehrpersonenbüros abgelöst wurden. In Großraumbüros, die in vielen großen Unternehmen heute noch genutzt werden, herrscht jedoch häufig ein hoher Lärmpegel, welcher von produktiver sowie konzentrierter Arbeit abhält. Einzelbüros dagegen fördern eher nicht den raschen kollegialen Austausch und sind deshalb häufig auch keine zufriedenstellende Lösung. Eine Kombination aus beiden Konzepten geht nicht – oder etwa doch?

Hintergrund der Arbeitsplatzumgestaltung

Bei dem neuen Raumkonzept Workspace 2.0 geht es darum, das Konzept des Großraumbüros weiter zu entwickeln. Wichtig dabei: Die Umgestaltung sollte nicht zu kurz greifen und bewirken, dass sich nachher beispielsweise eine große Anzahl an Kollegen mit trendigen Büromöbeln auf kleinem Raum drängen müssen. Ziel ist dagegen, dass es verschiedene Arbeitsbereiche gibt, die unterschiedlichen Anforderungen gerecht werden müssen und je nach Tätigkeit der Mitarbeiter flexibel ausgewählt und genutzt werden können. Es wird also vor allem darum gehen, Komplexität in Teilbereiche aufzugliedern und dabei effektive Arbeitsprozesse zu ermöglichen – ohne die Mitarbeitenden und ihre spezifischen Anforderungen zu vernachlässigen. So sollen sie zwischen verschiedenen Arbeitsweisen sowie -bedingungen wählen und den Arbeitsplatz abhängig von der Art der Tätigkeit wechseln können. Das soll gewährleisten, dass Aufgaben effizienter bearbeitet werden und die Produktivität steigt. Gerade in einer Zeit des Fachkräftemangels ist es für Unternehmen unerlässlich, die eigene Attraktivität zu steigern, um im Wettbewerb für qualifizierte Arbeitskräfte erfolgreich zu bleiben. 

Umsetzungsmöglichkeiten neuer Gestaltungskonzepte

Vielfach bekannt und genutzt ist der Arbeitsplatz mit einem höhenverstellbaren Schreibtisch, an dem mit zwei Bildschirmen gearbeitet wird. Wahlweise können diese Tische durch lärmdämmende Trennwände abgeschirmt werden. Diese bewirken, dass der Austausch zu den Kollegen noch gut möglich ist, man aber trotzdem konzentriert arbeiten kann. Sollten die zu erledigenden Aufgaben allerdings volle Konzentration ohne jegliche Ablenkung erfordern, können Einzelarbeitsplätze zur Verfügung gestellt werden, die durch entsprechende Trennwände nahezu vollständig lärmisoliert sind. Alternativ könnte ein Arbeitsplatz in einem durch Glas abgetrennten Raum im Großraumbüro angeboten werden.
 
Für Besprechungen können neben einem größeren Besprechungsraum für mehrere Kollegen andere Räume zur Verfügung gestellt werden, die zum Beispiel für ein Gespräch unter vier Augen genutzt werden können. Alle Besprechungsräume sollten über dieselbe technische Ausstattung verfügen und auch Möglichkeiten für moderne Kommunikationstools bieten, wie zum Beispiel Videokonferenzschaltungen. 

Je nach Aufgaben und Arbeitsweisen dienen besonders gestaltete Kreativecken für gemeinsame Brainstormings. Darüber hinaus sollten Rückzugsbereiche mit gemütlichem Mobiliar angeboten werden, welche zum Entspannen einladen und eine gedankliche Auszeit ermöglichen.

Desktop-Sharing statt fester Routinen

Schreibtische sind in diesem neuen Modell keinem Mitarbeiter mehr fest zugeordnet. Sie werden nach dem Prinzip des „Desk-Sharings“ genutzt. Somit müssen die Arbeitsplätze individuell gebucht werden, was zusätzlich den Charme hat, dass es keine feste Sitzordnung mehr gibt und der Sitznachbar immer mal wieder wechselt. In diesen Fällen kommt es häufig zu der Regelung, dass der Platz komplett freigeräumt wird, wenn er für mehr als zwei Stunden nicht genutzt wurde. Das Prinzip des „Desk-Sharings“ verringert den Flächenbedarf für Einzelarbeitsplätze ungemein und schafft Platz für funktionsbasierte Arbeitsräume und -Bereiche. Tritt der unwahrscheinliche Fall ein, dass doch einmal alle Plätze belegt sind, kann die Zeit, in der Kollegen auf einen Schreibtisch warten, in einem der anderen Bereiche überbrückt und beispielsweise schon mal E-Mails am Laptop gecheckt werden. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass dies der Ausnahmefall ist.

Chancen der Umgestaltung

Den Arbeitsplatz an die spezifischen Aufgaben der Teammitglieder anzupassen klingt erstmal logisch. Es ist jedoch kaum möglich, acht oder mehr Stunden mit ungeteilter Aufmerksamkeit an einer Sache zu arbeiten. Ruhepausen sind deshalb mindestens genauso wichtig wie das Arbeiten an sich. Daher sollten Ruhezonen angeboten werden, in denen auch mal für fünf Minuten die Augen geschlossen werden dürfen, um die Leistungsfähigkeit wieder optimal nutzen zu können. Gerade der Wechsel zwischen fokussierter Arbeit und Regenerations- bzw. Inspirationsphasen helfen dem Gehirn. Für seine Aktivierung eignet sich körperliche Bewegung, die beispielsweise durch einen Aktions-Raum mit Kicker-Tisch oder Tischtennisplatte. Dadurch kommen nicht nur Körper und Geist wieder in Schwung, zusätzlich profitieren Mitarbeitende von einem besseren kollegialen Verhältnis. Gerade diese spontanen Zusammentreffen fördern den Austausch der Mitarbeiter untereinander und steigern das Wissens-Netzwerk unter den Abteilungen. Sie werden überrascht sein, welche neuen Impulse und Ideen durch unerwartete und spontane Kontakte entstehen können.

Auch atmosphärische Gestaltungselemente spielen eine große Rolle für eine angenehme Arbeitsatmosphäre. Licht- und Farbquellen sind dabei ebenso wichtig für die Allgemeinstimmung und das Wohlbefinden wie eine durchdachte Raumakustik. In einem Besprechungsraum beispielsweise sollte die Sprachverständlichkeit sehr gut sein, während der Schallpegel an den Arbeitsplätzen hingegen möglichst gering sein sollte.

Fazit

Sicherlich gibt es kein Patentrezept für die konkrete Ausgestaltung der Arbeitswelt der Zukunft. Stattdessen muss dieses Konzept immer individuell an die Aufgaben und Anforderungen des Unternehmens angepasst werden, um langfristig akzeptiert und erfolgreich zu sein. Gelingt dies, kann eine deutliche Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit zu einer Steigerung der Produktivität und Einsatzbereitschaft beitragen und sich damit positiv auf die Leistungsfähigkeit des gesamten Unternehmens auswirken – eine Win-win-Situation. 

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