Arbeitsproduktivität im Büro steigern - 11 Tipps & Tricks

„You have a new e-mail!“: Wer sich von jeder neuen E-Mail aus der Arbeit reißen lässt, kann kaum konzentriert arbeiten: Um die Nachrichtenflut in den Griff zu bekommen, die Ablenkungen zu vermeiden und eine Steigerung der Arbeitsproduktivität zu erreichen, helfen vier Maßnahmen:

1. E-Mails maximal dreimal täglich abrufen
2. Ordner anlegen und E-Mails automatisch einsortieren
3. Prioritäten setzen
4. Mut zu knappen Antworten

Wer sich in seinem Büro wohlfühlt, arbeitet besser und erhöht seine Arbeitsproduktivität. Marlon Nieuwenhuis von der School of Psychology der Cardiff University hat in seinem Artikel herausgefunden: Eine Pflanze pro Quadratmeter führt zu einer Steigerung der Arbeitsproduktivität der Mitarbeiter um 15 Prozent, sondern ihre Lebensqualität steigt gleich mit. Damit sich Mitarbeiter gerne in den Arbeitsräumen aufhalten, sollten sie ihren Arbeitsplatz und ihre Arbeitsumgebung am besten selbst einrichten.

Wer ständig zwischen Arbeiten hin und her springt, fühlt sich produktiv, ist es jedoch gar nicht. Das ständig wiederholte Hineindenken in eine Aufgabe ist ein echter “Killer” der Produktivität am Arbeitsplatz und kostet vor allem Zeit und Energie. Die Konzentration auf eine Aufgabe ohne Ablenkungen ist produktiver, weniger anstrengend und effizienter. Mit einfachen Strukturen schaffen Sie hier mehr Klarheit bei der Erledigung der Aufgaben.

Man hat keine Zeit, man nimmt sie sich: Wer in seinen Aufgaben zu versinken droht, muss priorisieren, um seine Produktivität aufrechterhalten zu können. Dafür ist es unbedingt notwendig, den Überblick über die Aufgaben zu behalten und sie nach Wichtigkeit zu sortieren. Eine alte Möglichkeit hierfür ist das Eisenhower-Prinzip, mit Projektmanagement wie Kanban funktioniert das Ganze noch differenzierter.

Das Pareto-Prinzip besagt: Mit 20 % des Aufwandes erreichen wir 80 % des Ergebnisses. Die verbleibenden 20 % erfordern hingegen 80 % des Gesamtaufwands. Zeit also, sich in Pragmatismus zu üben, dem Perfektionismus ein Stück weit abzuschwören und die Produktivität zu steigern. Bei Berichten, die eh kaum jemand liest, oder bei Aufgaben, die nur geringen Einfluss haben, kann es sich lohnen, Mut zur Lücke zu haben und keine Stunden mit Gestaltung und Umsetzung zu verbringen.

To-Do-Listen helfen, die Übersicht zu behalten und Aufgaben zu priorisieren. Sie sind deswegen unerlässliche Helfer für die Produktivität am Arbeitsplatz. Sie helfen nicht nur, Prioritäten zu setzen, sondern vermitteln auch ein Gefühl von Erfolg und Fortschritt, wenn Aufgaben abgehakt werden.

Zeitmanagement ist fehleranfällig: Kaum jemand schätzt den Zeitaufwand für das Arbeiten an einer Aufgabe zuverlässig ein. Es lohnt sich jedoch, sich mit verschiedenen Strategien und Methoden auseinanderzusetzen, um seine Arbeitszeit besser zu nutzen und seine Produktivität zu steigern. Beispiele hierfür sind die bereits erwähnten Pareto- und Eisenhower-Prinzipe, aber auch Time-Blocking, Timeboxing oder Get-Things-Done.

Fokussierte Arbeit für 25 Minuten, dann 5 Minuten Pause und erneut 25 Minuten Arbeit: Wer sich daran hält und sich nicht von Kollegen oder E-Mails ablenken lässt, schafft mehr. Pomodoro-Timer helfen dabei, die passenden Zeiteinheiten einzuhalten und sich den Arbeitstag effizienter einzuteilen. Egal ob Pomofocus, Todoist oder Productivity Challenge: Viele Apps funktionieren ähnlich und bedienen vor allem unterschiedliche Vorlieben. Im Zweifel reicht schon die Stoppuhr auf dem Smartphone oder die gute alte Eieruhr für die Umsetzung aus.

Pausen sind wichtig, um die Produktivität über den Tag hochzuhalten: Wer regelmäßig kurze Pausen macht, leidet weniger stark unter Müdigkeit und ist leistungsfähiger. Gerhard Blasche, Erholungsforscher am Zentrum für Public Health der MedUni Wien, hat herausgefunden: Lieber viele kurze Pausen als einzelne lange Pausen.

Erwachsene brauchen zwischen sieben und neun Stunden Schlaf, um produktiv arbeiten zu können. Chronischer Schlafmangel gilt als Produktivitätskiller, senkt die Leistungsfähigkeit und macht krank. Darüber hinaus können dauerhafte Umgebungsgeräusche mit einem hohen Lärmpegel erschöpfend und ermüdend wirken.

Auch wenn der regelmäßige Austausch wichtig ist und die Produktivität steigern kann, ist ein Meeting nicht immer notwendig: Oft reicht nur ein kurzes Briefing, um alle zu informieren und unnötige Diskussionen zu vermeiden.

Ein oftmals unterschätzter Faktor für Produktivität im Büro ist die Technik. Egal wie gut das Arbeitsmanagement gestaltet ist, nur wenn Arbeitsgeräte, Programme und Internet tadellos funktionieren, ist ungestörtes Arbeiten möglich. Hilfsbereiter und kompetenter IT-Support ist für Unternehmen buchstäblich Gold wert.

Plötzlich geht nichts mehr: Wer dauerhaft zu großem Stress ausgesetzt ist, kann einen Burnout entwickeln und muss im schlimmsten Fall sogar seinen Beruf dauerhaft aufgeben.

Das Setzen von Prioritäten und die Abgrenzung gegen zu hohe Anforderungen sind wichtige Bausteine, um die Produktivität auf der Arbeit zu steigern und die Gefahr eines Burnouts zu verringern. Doch nicht immer ist es Mitarbeitern möglich, mit aktivem Arbeitsmanagement, eine Erkrankung proaktiv zu verhindern.

Weil Burnout einer der häufigsten Gründe für eine Berufsunfähigkeit ist, sollten Menschen sich frühzeitig mit einer Berufsunfähigkeitsversicherung gegen die finanziellen Folgen absichern. Sie sind dadurch im Ernstfall finanziell geschützt und können sich darauf konzentrieren, gesund zu werden. Spätestens dann, wenn sie sich häufig überlastet fühlen, ist der Abschluss sinnvoll, um die möglichen finanziellen Belastungen abzusichern. Um gar nicht erst zu erkranken, sollten sich Menschen erkundigen, warum diese Gefühle entstehen und wie eine ausgeglichene Arbeitsproduktivität geschaffen werden kann.

Die Produktivität im Büro zu steigern, ist vor allem durch zwei unterschiedliche Ansätze möglich: Zum einen das Wohlbefinden zu erhöhen, Energiereserven zu achten und wieder aufzufüllen. Zum anderen durch konsequente Priorisierung und ein besseres Zeitmanagement, das es ermöglicht, Aufgaben konzentriert abzuschließen.

Dennoch sind Menschen häufig einem komplexen Mix aus inneren und äußeren Ansprüchen auf der Arbeit ausgesetzt, die bis zum Burnout führen können. Dann schützt eine Berufsunfähigkeitsversicherung vor den finanziellen Folgen.